การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวม  และตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ดังต่อไปนี้

            ก.    การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

                   1)   การเก็บรวบรวมข้อมูล       เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร

                   2)   การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข

           ข.    การประมวลผลข้อมูล แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ

                1) การประมวลผลด้วยมือ วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนไม่มากและไม่ซับซ้อน อุปกรณ์ในการคำนวณได้แก่ เครื่องคิดเลข ลูกคิด
                2) การประมวลผลด้วยเครื่องจักร วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลจำนวนปานกลาง และไม่จำเป็นต้องใช้ผลในการคำนวณทันทีทันใด เพราะต้องอาศัย เครื่องจักร และแรงงานคน
               3) การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ วิธีนี้เหมาะกับงานที่มีจำนวนมาก ไม่สามารถใช้แรงงานคนได้ และงานมีการคำนวณที่ ยุ่งยาก ซับซ้อน การคำนวณด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ จะให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว

ลำดับขั้นตอนในการประมวลผลข้อมูลมีดังนี้

1)   การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เพื่อความสะดวกในการค้นหา

2)   การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร ทำให้ค้นหาได้ง่าย

3)   การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า

4)   การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย

           ค. การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล   

1) การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

2) การค้นหาข้อมูลข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงานทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา

3) การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลังจึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนาหรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย

 4) การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การ ส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

ที่มา

http://www.oknation.net/blog/fern/2009/01/09/entry-1

http://www.krutong.net/computer1/2/3.html

http://203.170.244.228/ptweb/wantanee/group2/make%20likes%20info.htm